CHÍNH SÁCH BẢO VỆ DỮ LIỆU CÁ NHÂN ĐỐI VỚI NGƯỜI LAO ĐỘNG

(Ban hành kèm theo Quyết định số ……….../QĐ-BĐVN ngày …./02/2024

của Tổng giám đốc Tổng công ty Bưu điện Việt Nam)

 

Thông báo chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân đối với Người lao động (Bao gồm: Người lao động theo hợp đồng lao động, Hợp đồng thuê khoán, Cộng tác viên/Đại lý do Tổng công ty hoặc và các đơn vị hạch toán phụ thuộc quản lý).

Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân đối với Người lao động trên toàn mạng lưới Tổng công ty (sau đây gọi tắt là “Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân”) được soạn thảo và ban hành để tuân thủ quy định pháp luật Việt Nam về Bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Thông qua chính sách này, Tổng công ty Bưu điện Việt Nam (“ Tổng Công ty”) thông báo đến Người lao động cách thức Tổng Công ty thu thập dữ liệu cá nhân; Loại dữ liệu cá nhân được Tổng Công ty xử lý; Mục đích xử lý; Tổ chức, cá nhân được xử lý dữ liệu cá nhân; Quyền, Nghĩa vụ của Người lao động; Cách thức xử lý; Hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra; Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc xử lý dữ liệu cá nhân của Người lao động theo quy định của pháp luật Việt Nam về Bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Chính sách này được liên kết với Biểu mẫu thu thập sự đồng ý do Tổng Công ty ban hành được dùng để thu thập sự đồng ý của chủ thể dữ liệu theo quy định pháp luật. Đồng thời chính sách được phổ biến đến tất cả Người lao động trong Tổng Công ty để nâng cao nhận thức về bảo vệ dữ liệu cá nhân, tránh những thiệt hại không mong muốn xảy ra trong quá trình Tổng Công ty thực hiện xử lý dữ liệu cá nhân của Người lao động.

Điều 1. Cách thức thu thập dữ liệu cá nhân

1. Dữ liệu cá nhân do Người lao động cung cấp

Tại thời điểm Người lao động nộp hồ sơ xin việc hoặc ký Hợp đồng lao động với Tổng Công ty, dữ liệu cá nhân của Người lao động sẽ được Tổng Công ty thu thập. Dữ liệu cá nhân này bao gồm các thông tin trong hồ sơ của Người lao động, sơ yếu lý lịch, bảng thông tin cá nhân đầu vào theo quy định của Tổng Công ty, Hợp đồng lao động,…được Người lao động cung cấp cho Tổng Công ty một cách trực tiếp hoặc gián tiếp thông qua các bên thứ ba như các bên giới thiệu việc làm.

2. Dữ liệu cá nhân thu thập trong quá trình làm việc của Người lao động

Trong quá trình làm việc, dữ liệu cá nhân của Người lao động được thu thập tùy từng thời điểm khi hồ sơ lưu thông tin về Người lao động được bổ sung, cập nhật và/hoặc khi Người lao động tham gia vào các hoạt động liên quan đến công việc.

Điều 2. Loại dữ liệu cá nhân Tổng công ty xử lý

Phù hợp với mục đích và lý do xử lý dữ liệu cá nhân, Người lao động đồng ý để Tổng Công ty xử lý các loại dữ liệu cá nhân sau:

-   Họ, chữ đệm, tên khai sinh và tên gọi khác (nếu có);

-   Ngày, tháng, năm sinh;

-   Số điện thoại;

-   Giới tính;

-   Nơi sinh, nơi đăng ký khai sinh;

-   Nơi thường trú, tạm trú;

-   Quê quán, quốc tịch;

-   Hình ảnh , video cá nhân;

-   Số chứng minh nhân dân, số định danh cá nhân, số thẻ, số hộ chiếu, số giấy phép lái xe, số biển số xe, số mã số thuế cá nhân, số bảo hiểm xã hội, số thẻ bảo hiểm y tế;

-   Thông tin về đặc điểm di truyền được thừa hưởng hoặc có được của cá nhân (đặc điểm nhận dạng của cá nhân trên căn cước công dân, hộ chiếu và ảnh chụp chủ thể dữ liệu;

-   Chữ ký;

-   Dữ liệu cá nhân phản ảnh hoạt động, lịch sử hoạt động trên không gian mạng;

-   Thông tin về lương, bảo hiểm, tài khoản cá nhân;

-   Thông tin về tình trang sức khỏe của cá nhân;

-   Các dữ liệu cá nhân khác được pháp luật quy định và cần thiết cho mục đích kinh doanh của công ty;

-   Những dữ liệu cá nhân có liên quan tới những dữ liệu cá nhân nêu trên.

Điều 3. Mục đích xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động

Tổng Công ty xử lý dữ liệu cá nhân mà Người lao động đã cung cấp cho các mục đích sau:

-   Ký kết Hợp đồng lao động và tiếp nhận người lao động vào làm việc;

-   Phân công, sắp xếp công việc và quản lý việc đi lại của Người lao động;

-   Cập nhật và quản lý thông tin Người lao động trên hệ thống HRM của Tổng Công ty;

-   Chấm công; Quản lý, đánh giá hiệu quả làm việc và cải thiện hiệu quả công việc;

-   Trả lương cho Người lao động thông qua ngân hàng;

-   Kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân; Kê khai, nộp bảo hiểm xã hội cho Người lao động;

-   Kê khai, nộp bảo hiểm xã hội cho Người lao động;

-   Thực hiện các thủ tục pháp lý để Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam;

-   Phân công, sắp xếp cơ sở vật chất của Tổng Công ty;

-   Gửi thông tin cho công ty du lịch để tổ chức du lịch cho Người lao động;

-   Chấm dứt Hợp đồng lao động;

-   Kiểm toán và xử lý kỷ luật;

-   Công bố thông tin cá nhân cho mục đích quảng bá hình ảnh của Tổng Công ty;

-   Điều tra sự việc khi có sự cố, phản ánh của khách hàng

-  Thực hiện các chế độ, chính sách của Tổng Công ty trong mối quan hệ với Người lao động;

-   Thủ tục pháp lý và/hoặc vì bất kỳ lý do nào khác được pháp luật hoặc các quy định cho phép;

-   Mục đích khác tương tự, có liên quan với mục đích nêu trên.

Điều 4. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm

Dữ liệu cá nhân nhạy cảm Tổng Công ty có thể thu thập và xử lý bao gồm: Thông tin về tình trạng sức khỏe/hồ sơ bệnh án; Thông tin về tài khoản ngân hàng/tổ chức trung gian thanh toán; Dữ liệu cá nhân nhạy cảm khác mà Tổng Công ty phải cung cấp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định pháp luật (nếu có).

Nếu vì bất kỳ lý do gì Người lao động không đồng ý cung cấp dữ liệu cá nhân nhạy cảm của mình cho Tổng Công ty hoặc rút lại sự đồng ý của mình đối với việc Tổng Công ty xử lý dữ liệu đó thì Người lao động cần lưu ý rằng Tổng Công ty có thể không thể thực hiện một số lợi ích nhất định cho Người lao động (Ví dụ: Nghỉ phép vì lý do y tế theo quy định của Tổng Công ty, quyền lợi về y tế và bảo hiểm sẽ không được đảm bảo khi Người lao động không cung cấp hồ sơ y tế cho Tổng Công ty), trừ khi và cho đến khi Người lao động cung cấp cho Tổng Công ty sự đồng ý rõ ràng của Người lao động.

Điều 5. Các tổ chức, cá nhân có thể tham gia xử lý dữ liệu cá nhân của người lao động

Tùy từng thời điểm hoặc trường hợp: Tổng Công ty có vai trò là Bên kiểm soát dữ liệu cá nhân hoặc bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân của Người lao động.

Để thực hiện việc xử lý dữ liệu cá nhân phù hợp với các Mục đích đã nêu tại Chính sách Bảo vệ dữ liệu cá nhân này, Tổng Công ty có thể chia sẻ dữ liệu cá nhân của Người lao động với các tổ chức, cá nhân sau:

- Các phòng, ban, bộ phận, cá nhân của được Tổng Công ty phân công xử lý dữ liệu cá nhân: Trung tâm CNTT; Ban TCNS; Một số cá nhân khác được Tổng Công ty phân công;

- Các nhà cung cấp bên ngoài tham gia cung cấp một số chức năng, dịch vụ hoặc sản phẩm nhất định liên quan đến công việc của Người lao động như Bảo hiểm xã hội; Đơn vị cung cấp phần mềm kế toán; Đơn vị cung cấp phần mềm HRM; Đơn vị cung cấp dịch vụ khám sức khỏe cho Người lao động; Công ty tổ chức du lịch; Ngân hàng;

- Khách hàng, đối tác của Tổng Công ty giới hạn theo Hợp đồng với khách hàng, đối tác (cung cấp danh sách nhân sự dự án, nhóm phụ trách kỹ thuật, đầu mối liên hệ theo Hợp đồng); Trong đó có trường hợp chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài (tới đối tác tại nước ngoài);

- Cơ quan quản lý nhà nước theo quy định của pháp luật;

- Trong trường hợp có thể xảy ra việc bán, mua hoặc sáp nhập doanh nghiệp cho bên thứ ba, bên thứ ba có thể tiếp cận dữ liệu cá nhân của Người lao động như chức vụ, chi tiết tiền lương và lịch sử việc làm để phục vụ cho việc xác định nhu cầu và yêu cầu về mặt tổ chức liên quan đến giao dịch.

Điều 6. Cách thức xử lý dữ liệu cá nhân

Cách thức thu thập: Tổng Công ty thu thập dữ liệu cá nhân theo cách thức được nêu tại Điều 1 của Chính sách Bảo vệ dữ liệu cá nhân này.

Cách thức lưu trữ: Tổng Công ty lưu trữ dữ liệu cá nhân theo cách thức được nêu tại Điều 9 của Chính sách Bảo vệ dữ liệu cá nhân này.

Cách thức chuyển giao/chia sẻ/truyền đưa: Cách thức chuyển giao/chia sẻ/ truyền đưa dữ liệu cá nhân do Tổng Công ty ban hành hoặc cách thức theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân tham gia xử lý dữ liệu cá nhân theo Điều 5 Chính sách Bảo vệ dữ liệu cá nhân này. Tổng Công ty sử dụng các biện pháp, phương tiện chuyển giao/chia sẻ/truyền đưa kèm theo các biện pháp bảo mật cần thiết để đảm bảo an toàn thông tin, không bị lộ, lọt dữ liệu. Tổng Công ty yêu cầu các bên tiếp nhận Dữ liệu cá nhân sẽ có biện pháp bảo mật dữ liệu theo Thỏa thuận xử lý dữ liệu cá nhân mà hai bên ký kết (Trừ trường hợp chuyển giao/chia sẻ/truyền đưa tới cơ quan có thẩm quyền theo quy định pháp luật).

Cách thức xóa/hủy dữ liệu cá nhân: Xóa/hủy không thể khôi phục. Khi Người lao động có yêu cầu hợp lệ hoặc hết thời hạn xử lý dữ liệu cá nhân hoặc theo quy định pháp luật hoặc hết thời hạn lưu trữ theo Chính sách này: Tổng Công ty tiến hành xóa/hủy dữ liệu cá nhân đối với dữ liệu cá nhân của Người lao động được nêu tại Chính sách Bảo vệ dữ liệu cá nhân này.

Điều 7. Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc xử lý dữ liệu cá nhân

Thời gian bắt đầu xử lý dữ liệu cá nhân: Kể từ thời điểm Người lao động đồng ý với Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân này.

Thời gian kết thúc xử lý dữ liệu cá nhân: Trừ trường hợp pháp luật Việt Nam có quy định khác hoặc Người lao động có yêu cầu chấm dứt việc xử lý dữ liệu cá nhân, Tổng Công ty chấm dứt việc xử lý dữ liệu cá nhân khi đã hoàn thành mục đích quy định tại Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân này.

Điều 8. Các quyền và nghĩa vụ của người lao động đối với dữ liệu cá nhân

1. Quyền của Người lao động

a) Quyền được biết: Người lao động được biết về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của mình, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

b) Quyền đồng ý: Người lao động được đồng ý hoặc không đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân của mình, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

c) Quyền được xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu cá nhân của mình, trừ trường hợp luật có quy định khác.

d) Quyền rút lại sự đồng ý: Người lao động được quyền rút lại sự đồng ý của mình, trừ trường hợp luật có quy định khác.

đ) Quyền được yêu cầu xóa dữ liệu cá nhân của mình, trừ trường hợp luật có quy định khác.

e) Quyền hạn chế xử lý dữ liệu: Người lao động được yêu cầu hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân của mình, trừ trường hợp luật có quy định khác. Việc hạn chế xử lý dữ liệu được thực hiện trong 72 giờ sau khi có yêu cầu của Người lao động, với toàn bộ dữ liệu cá nhân mà Người lao động yêu cầu hạn chế, trừ trường hợp luật có quy định khác.

f) Quyền cung cấp dữ liệu: Người lao động được yêu cầu Tổng Công ty, các bên thứ 3 kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân cung cấp cho bản thân dữ liệu cá nhân của mình, trừ trường hợp luật có quy định khác.

g) Quyền phản đối xử lý dữ liệu: Người lao động được phản đối Tổng Công ty, các bên thứ 3 kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân xử lý dữ liệu cá nhân của mình nhằm ngăn chặn hoặc hạn chế tiết lộ dữ liệu cá nhân hoặc sử dụng cho mục đích quảng cáo, tiếp thị, trừ trường hợp luật có quy định khác. Tổng Công ty, các bên thứ 3 kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân thực hiện yêu cầu của chủ thể dữ liệu trong 72 giờ sau khi nhận được yêu cầu, trừ trường hợp luật có quy định khác.

h) Quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện: Người lao động có quyền khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện theo quy định của pháp luật.

i) Quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại: Người lao động có quyền yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật khi xảy ra vi phạm quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân của mình, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác hoặc luật có quy định khác.

k) Quyền tự bảo vệ: Người lao động có quyền tự bảo vệ theo quy định của Bộ luật Dân sự, luật khác có liên quan và Nghị định 13 về bảo vệ dữ liệu cá nhân, hoặc yêu cầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thực hiện các phương thức bảo vệ quyền dân sự theo quy định tại Điều 11 Bộ luật Dân sự.

2. Nghĩa vụ của Người lao động:

a) Tuân thủ các quy định của pháp luật, Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân này và các quy định, hướng dẫn của Tổng Công ty liên quan đến xử lý dữ liệu cá nhân;

b)  Phối hợp với Tổng Công ty, cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc bên thứ ba trong trường hợp phát sinh các vấn đề ảnh hưởng đến dữ liệu cá nhân của mình.

c) Thông báo kịp thời cho Tổng Công ty khi phát hiện thấy có sai sót, nhầm lẫn về dữ liệu cá nhân của mình hoặc nghi ngờ dữ liệu cá nhân của mình do Tổng Công ty quản lý đang bị xâm phạm.

d) Tự chịu trách nhiệm đối với những thông tin, dữ liệu, chấp thuận mà mình tạo lập, cung cấp trên môi trường mạng; tự chịu trách nhiệm trong trường hợp dữ liệu cá nhân bị rò rỉ, xâm phạm do lỗi của mình.

đ) Các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Điều 9. Lưu trữ dữ liệu cá nhân của người lao động

Bản mềm tài liệu chứa Dữ liệu cá nhân của Người lao động được lưu trữ điện tử trên hệ thống máy tính của Tổng Công ty và máy chủ nội bộ. Bản cứng tài liệu chứa dữ liệu cá nhân của Người lao động được lưu trữ tại phòng tài liệu của Tổng Công ty. Tổng Công ty đã đưa ra các biện pháp bảo mật hợp lý và phù hợp để bảo vệ dữ liệu của Người lao động khỏi bị mất, lạm dụng và truy cập trái phép. Tổng Công ty sẽ thực hiện các bước hợp lý để đảm bảo rằng dữ liệu cá nhân của Người lao động được xử lý an toàn và phù hợp với Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân này ngay cả khi dữ liệu cá nhân của Người lao động được xử lý, chuyển đến và/hoặc lưu giữ tại các địa điểm khác cho dù trong hay ngoài phạm vi lãnh thổ Việt Nam.

Điều 10. Thời gian lưu trữ dữ liệu cá nhân

Thời gian Tổng Công ty lưu trữ dữ liệu cá nhân của Người lao động phụ thuộc vào bối cảnh mà Người lao động cung cấp và mục đích mà Tổng Công ty sử dụng. Dữ liệu cá nhân của Người lao động sẽ được giữ lại trong thời gian được xem là cần thiết một cách hợp lý để thực hiện các mục đích đã nêu tại Điều 3 của Chính sách này hoặc trong khoảng thời gian cần thiết để bảo vệ lợi ích hợp pháp của Tổng Công ty và/hoặc được lưu trữ theo quy định yêu cầu từ cơ quan quản lý Nhà nước của Việt Nam.

Điều 11. Hậu quả, thiệt hại không mong muốn có khả năng xảy ra

Tổng Công ty sử dụng nhiều biện pháp bảo mật thông tin khác nhau nhằm Bảo vệ dữ liệu cá nhân của Người lao động không bị sử dụng hoặc chia sẻ ngoài ý muốn. Trong quá trình xử lý dữ liệu cá nhân, một số hậu quả, thiệt hại không mong muốn có thể xảy ra, bao gồm nhưng không giới hạn: Lỗi phần cứng, phần mềm trong quá trình xử lý dữ liệu cá nhân; Lỗ hổng bảo mật nằm ngoài khả năng kiểm soát của Tổng Công ty; Người lao động tự làm lộ lọt dữ liệu cá nhân do bất cẩn, bị lừa đảo; truy cập các website/tải các ứng dụng có chứa phần mềm độc hại; tự ý chia sẻ Dữ liệu cá nhân, thông tin đăng nhập vào hệ thống nội bộ của Tổng Công ty với người khác; không áp dụng các biện pháp Bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Điều 12. Trách nhiệm của Tổng công ty đối với dữ liệu cá nhân của người lao động

Tổng Công ty sẽ nỗ lực bằng mọi biện pháp, thực hiện các bước hợp lý để đảm bảo rằng dữ liệu cá nhân của Người lao động do Tổng Công ty thu thập, xử lý được bảo vệ khỏi sự truy cập, sử dụng trái phép hoặc tiết lộ không đúng cách, sửa đổi trái phép, phá hủy bất hợp pháp. Tổng Công ty tuân thủ và áp dụng các tiêu chuẩn theo quy định pháp luật Việt Nam về bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Điều 13. Sửa đổi chính sách về bảo vệ dữ liệu cá nhân

Chính sách về bảo vệ dữ liệu cá nhân của Tổng Công ty có thể được sửa đổi tùy từng thời điểm và nếu có bất kỳ sửa đổi nào, nó sẽ được đăng trên trang web của Tổng Công ty và/hoặc được thông báo tới Người lao động thông qua Bộ phận nhân sự và/hoặc phương pháp khác được Tổng Công ty cho là phù hợp.

Điều 14. Cơ chế phản hồi, khiếu nại với đơn vị bảo vệ dữ liệu cá nhân

Nếu có bất kỳ thắc mắc hoặc khiếu nại nào liên quan đến Chính sách bảo vệ dữ liệu cá nhân này, Người lao động vui lòng liên hệ với bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân của Tổng Công ty thông qua cơ chế sau:

- Liên hệ trực tiếp hoặc gửi thư chuyển phát tới địa chỉ: số 05 đường Phạm Hùng, phường Cầu Giấy, thành phố Hà Nội.

- Website: vietnampost.vn; Điện thoại: 1900 54 54 81

- Sau khi tiếp nhận thắc mắc, đóng góp ý kiến, yêu cầu, phản hồi, khiếu nại của Người lao động: Bộ phận Bảo vệ dữ liệu cá nhân của Công ty sẽ cử nhân sự liên hệ để giải quyết các vấn đề có liên quan, đảm bảo quyền lợi của chủ thể dữ liệu cá nhân theo quy định pháp luật./.